Een Factuur maken als ZZP’er. Hoe doe je dat het beste?

Gemiddelde leestijd: 14 minuten
factuur maken ZZP

Factureren is voor veel ZZP’ers een lastige opgave. Vooral als je nog een factuur moet maken als ZZP’er komen er veel vragen op.

Wat zijn de eisen voor een factuur als een ZZP’er, wat moet er op een factuur staan, wanneer moet een factuur verzonden worden, allemaal voorbeelden van vragen die vaak voorkomen. Toch is een goede facturering erg belangrijk. Je wilt als eigenaar van je onderneming toch graag betaalt worden.

In dit artikel leer je hoe je als ZZP’er een factuur maakt. We nemen alle wettelijk benodigde informatie die in een factuur moet staan met je door. We hebben ook een paar algemene tips voor het maken van een factuur als ZZP’er. Deze maken het werk gewoon net wat makkelijker.

Inhoudsopgave


Wat moet er wettelijk op een factuur staan


Een factuur, ook wel verkoopfactuur, is het officiële document waarmee je vraagt om betaling voor een product of dienst die je geleverd hebt. Een correcte factuur maken als ZZP’er is dus nodig om betaalt te worden voor je werk. Je zult er van het begin af aan op moeten letten dat je facturen voldoen aan de regelgeving van de Belastingdienst. Een factuur wordt voor de overzichtelijkheid opgedeeld in tenminste twee gedeelten, de factuurkop en de factuurregels.

Als je een factuur maakt wat moet er dan wettelijk opstaan?

– Factuurkop


De volgende informatie moet in een factuurkop komen te staan bij het maken van een factuur:

  • Je volledige bedrijfsnaam en bedrijfsadres
  • De volledige naam en het adres van de klant
  • Jouw btw-identificatienummer. Als de btw wordt verlegd naar de klant dan ook het btw-identificatienummer van de klant
  • Het kvk-nummer van je onderneming
  • De datum waarop de factuur is aangemaakt (factuurdatum)
  • Een uniek factuurnummer dat zowel doorloopt en opvolgend oploopt (1,2,3,4,…, 1000, et cetera).

– Factuurregels


Het midden van de factuur bestaat uit de factuurregels. Ze worden regels genoemd omdat elk product één regel beslaat. De volgende informatie moet in de factuurregels staan:

  • Omschrijving van de geleverde goederen en diensten met genoeg detail zodat het goed of dienst te onderscheiden is van de andere goederen of diensten die je aanbiedt. Ook moet duidelijk zijn om wat voor product of dienst het gaat. Alleen een productnummer is dus niet genoeg.
  • Het aantal goederen, diensten of gewerkte uren.
  • De leverdatum waarop de goederen of diensten zijn geleverd of een datum van vooruitbetaling voor een nog te leveren goed of dienst.
  • Het bedrag exclusief de btw.
  • Het btw-tarief dat in rekening gebracht wordt.
  • Het door de klant te betalen btw of het naar de klant toe verlegde bedrag aan btw.

Vormgeving van een factuur


Facturen komen voor in veel verschillende vormen en maten. Veel ZZP’ers geven hun eigen stijl en vormgeving aan hun factuur. Hoewel dit strikt genomen niet nodig is oogt het wel een stuk professioneler. Je bent vrij om te beslissen waar alle informatie staat op je factuur, zolang je je maar houdt aan de factuurkop en factuurregels opdeling en dat alle vereiste informatie daar te vinden is.


Naamgeving van een factuur


Elk document dat de hierboven genoemde informatie bevat is rechtsgeldig als een verkoopfactuur. Dit is ongeacht welke benaming jij als bedrijf er aan geeft. Je kunt je factuur dus rekening, nota of kwitantie noemen. Zolang je document aan deze voorwaarden voldoet is het een geldige verkoopfactuur in de ogen van de Belastingdienst.


Betalingsvoorwaarden opnemen op de factuur


Veel bedrijven voegen de betalingsvoorwaarden toe aan hun facturen. Dit is wettelijk niet nodig, want de klant is al akkoord gegaan met deze voorwaarden toen zij bij jou iets kochten of een afspraak aangingen. Toch vinden veel bedrijven het handig om dit duidelijk en overzichtelijk te maken voor hun klanten. Deze voeg je toe aan de voet (het onderste gedeelte) van je factuur.

Vermeld ten eerste op een vriendelijke manier de betalingstermijn. Meestal is “Ik verzoek u vriendelijk om het verschuldigde bedrag binnen 30 dagen over te maken onder vermelding van het factuurnummer” voldoende.

Je kunt dan ook de precieze betalingsvoorwaarden vermelden. Sommige bedrijven zetten deze volledig op de achterkant van een factuur met een “Zie alle betalingsvoorwaarden op de ommezijde”. Voor een ZZP’er is het aan te raden om de betalingsvoorwaarden online leesbaar te maken en de link hier naar toe in de voet van de factuur te plaatsen.

Wil je als ZZP’er een factuur maken dan zou je er betalingsvoorwaarden  in kunnen zetten

Bedrag inclusief btw opnemen op de factuur


De meeste facturen die je in je leven hebt gelezen hebben het totaal bedrag, inclusief btw op het eind. Dit “Te Betalen” bedrag is geen wettelijke vereiste maar de meeste bedrijven kiezen er toch voor om dit te doen.

De meeste klanten zijn particulier en zijn zich misschien helemaal niet bewust dat ze ook de btw moeten betalen. Het is dus makkelijker om ook een totaal/te betalen bedrag op te nemen en deze extra duidelijk, helemaal onderaan de factuurregels te plaatsen.


Welk programma gebruik ik om een factuur te maken als ZZP’er?


Je kunt met Windows Word, Excel of in Google Documents prima een standaard factuur maken als ZZP’er en deze kopiëren voor elke klant. Je moet dan wel opletten dat je factuurnummers correct oplopen. Er zijn ook factureringsprogramma’s die het een en ander eenvoudiger maken.


Soorten factureringen


De regels voor facturering zijn voor alle soorten facturen nagenoeg hetzelfde. Alle relevante informatie moet er op staan. Toch zijn er wat verschillen tussen de volgende soorten facturen.

– Factuur voor geleverde goederen of diensten


Hier vallen de meeste facturen onder. Stuur deze factuur meteen mee via de e-mail. Als je ook online betalingen accepteert is dit het document dat de klant op het scherm te zien krijgt en meteen na betalen per e-mail krijgt toegestuurd als hij of zij betaalt heeft. Is de betaling niet online, voeg de factuur dan toe bij de levering zelf. Ook bij deze leveringen laat men nieuwe klanten vaak eerst vooraf betalen voordat er geleverd wordt.

– Factuur voor geleverd werk


Als je als ZZP’er zelf werk komt doen bij een klant dan verstuur je je factuur pas als je het werk af hebt. Je weet dan pas hoeveel uren je in rekening moet brengen. Dit is ook de vorm als je een vast bedrag voor een geschat aantal werkuren hebt afgesproken. Om het proces sneller te maken kun je de factuur meebrengen naar locatie op de dag dat je het werk afrond. De klant moet dan wel persoonlijk aanwezig zijn natuurlijk.

– Pro forma factuur


Een pro forma factuur is een voorlopige factuur waarin de te betalen kosten zo precies mogelijk worden neergelegd. De echte factuur met de precieze kosten komen later nog. De pro forma factuur wordt gebruikt voor de inklaring bij import of export van goederen of om een vooruitbetaling te vragen. De pro forma factuur moet duidelijk worden voorzien van een tekst die duidelijk maakt dat het geen volledige factuur is.

– Self-Billing factuur


Bij self-billing stelt de klant een factuur op en stuurt deze op naar een bedrijf of leverancier. De klant moet dan toezien dat de factuur voldoet aan alle regels en dat alle bedragen correct zijn. Ze betalen dan ook direct bij het versturen van de self-billing factuur. Jij als bedrijf hoeft alleen maar te controleren dat de betaling genoeg is voor de gevraagde producten of diensten.

Self-billing neemt een heleboel werk weg bij bedrijven en zorgt voor een snelle cashflow. Maar aangezien de verantwoordelijkheid groot is, om bijvoorbeeld op de hoogte te zijn van de gehanteerde prijzen bij jouw bedrijf, is self-billing voornamelijk iets dat speelt tussen bedrijven.


Betalingstermijn van facturen


De meest gebruikte betalingstermijn in Nederland is 30 dagen. Je mag hiervan afwijken en dit hoort eigenlijk bij de betalingsvoorwaarden. De klant is hier dus al mee akkoord gaan. Andere veel voorkomende termijnen zijn 14 dagen en 8 dagen.

Bedenk wel dat je je geld meestal niet voor of op de dag van het verstrijken van de betalingstermijn hebt. De meeste klanten betalen te laat. Dit kan je gaan irriteren en je kunt iedereen meteen herinneringen sturen maar de praktijk leert dat dit weinig zin heeft. Je kunt beter nog twee weken wachten. De meeste facturen zijn dan wel betaald.


Factuur versturen


Je kunt je factuur op vier manieren versturen:

  • E-mail: de meeste facturen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd. Voor de Belastingdienst geldt dit als een officieel geleverd en geldige verkoopfactuur. De meeste klanten geven hier ook de voorkeur aan. Voeg je factuur toe als een pdf bijlage in de e-mail en voorzie de e-mail van een beschrijvende tekst.
  • Post: de oude manier van factureren was per post. Bijna geen één zakelijke klant accepteert nog post meer en de meeste particuliere klanten vinden het ook niet meer van deze tijd. Maar het kan gebeuren dat een klant geen internetgebruiker is. Dan is het handig dat je nog per post kunt factureren.
  • Persoonlijk: een factuur persoonlijk langsbrengen gebeurt soms als het gewoon zo uitkomt. Je bent die dag nog bezig bij de klant en je neemt de factuur direct mee. Andere keren worden facturen persoonlijk gebracht als je de klant niet 100% vertrouwd.
  • E-factuur: sommige bedrijven en vooral de overheid werken met automatische facturering systemen, ook wel e-facturering genoemd. De factuur wordt dan automatisch opgemaakt en verstuurd via het internet. Dit gebeurt niet via de e-mail, hetzelfde programma aan de andere kant ontvangt de informatie en verwerkt deze daar ook automatisch.

Betalingsherinnering


Heeft de klant twee weken na het verlopen van de betalingstermijn nog steeds niet betaalt, stuur dan een betalingsherinnering. Geef hierin 14 dagen om het verschuldigde bedrag alsnog te voldoen. Betaalt men nog steeds niet, stuur dan een aanmaning.


Algemene tips voor het factureren


Hier zijn nog een paar algemene tips voor de ZZP’er die zijn of haar eigen facturen maakt:

  • Verstuur facturen snel: heb de factuur al klaar liggen op de dag dat de goederen worden geleverd of dat je het werk klaar hebt. Zo kun je deze meteen versturen, meeleveren of zelfs direct afgeven. Dit zorgt voor een snellere betaling.
  • Verstuur facturen digitaal: maak gebruik van het internet. Zo belanden je facturen nagenoeg per direct in de inbox van de klant. Vooral als je meerdere facturen per dag moet versturen is e-mail eigenlijk je enige keuze. De meeste klanten vinden dit ook het prettigst en ze kunnen jouw factuur zo het makkelijkst verwerken in hun eigen administratie.
  • Verwerk facturen meteen in administratie: laat dit werk niet liggen tot aan het einde van de dag, de volgende dag of het weekend. Verwerk en sorteer ze meteen in je administratie. Dit voorkomt een boel kopzeer tijdens het boekhouden.
  • Bewaar een factuur kopie: bewaar een kopie van je facturen apart van je administratie. Stop deze in een map genaamd “Debiteuren”. Elke keer als een factuur betaalt is kun je de kopie daarvan uit deze map verwijderen. Zo houdt je goed in de gaten of facturen achterlopen met de betaling.

boekhoudsoftware vergelijker

De Beste Boekhoudsoftware voor online boekhouden

Vindt u het moeilijk om een goede keuze te maken?

Ga dan Direct naar de boekhoudsoftware vergelijker

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *