De financiële administratie van je bedrijf is erg belangrijk, ook wanneer je zzp’er bent. Als zelfstandige is je boekhouding bijhouden waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid.
Misschien heb je er in je opleiding ook nooit wat over geleerd en weet je niet echt goed hoe je dit handig bij kunt houden.
Maar je bent wel verplicht een goede financiële administratie van je bedrijf te hebben, al is het alleen maar om je belastingaangifte correct te kunnen doen. Ook is het erg nuttig om een compleet overzicht te hebben van je inkomsten en uitgaven.
Een professionele boekhouder inhuren is je misschien een beetje te duur, zeker wanneer je net als zzp’er begonnen bent. Maar er zijn zeer goede boekhoudpakketten beschikbaar, waarin je als bedrijf (zzp’er) de financiële administratie goed kunt bijhouden.
Eisen aan de financiële administratie van je bedrijf
Op de website van de belastingdienst staat te lezen dat je als ondernemer wettelijk verplicht bent een goede administratie bij te houden en te bewaren. Maar wat betekent dat precies?
Wat er bij een goede administratie hoort is nogal een lijst: kasadministratie, financiële aantekeningen, ontvangen facturen, kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, contracten, agenda’s en afsprakenboeken, correspondentie, software en databestanden.
De belastingdienst kan ook achteraf nog inzage in je administratie vragen. De wettelijke bewaarplicht is daarom zeven jaar. Zorg dus dat je alles wat bij de financiële administratie van je bedrijf hoort goed bewaart en dat je ook back-ups maakt van je digitale administratie.
Urenadministratie
In de bovenstaande opsomming is het niet expliciet genoemd, maar een urenadministratie is erg belangrijk bij de financiële administratie van je bedrijf. Deze zit impliciet bij de agenda.
Word je als zzp’er ingehuurd op uurbasis, dan is het al logisch om je gewerkte uren bij te houden, omdat je moet weten hoeveel uren je moet factureren. Maar ook als je inkomen niet rechtstreeks afhankelijk is van hoeveel uur je werkt, bijvoorbeeld wanneer je een webshop hebt, dan is het nog steeds belangrijk om een urenadministratie te hebben.
In je urenadministratie houd je al je gewerkte uren bij, niet alleen de uren waarvoor je betaald wordt. De uren die je besteedt aan het werven van klanten en het bijhouden van je administratie tellen ook mee.
Eén van de criteria waarop de belastingdienst beoordeelt of je voor de inkomstenbelasting een ondernemer bent, is het aantal uren dat je werkt voor je onderneming. Je moet minimaal 1225 uur werken om als ondernemer gezien te worden. Dit heb je nodig om in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
Hierbij tellen echt alle uren die je maakt voor je bedrijf, niet alleen je declarabele uren. De uren die je besteedt aan het werven van klanten en het bijhouden van je boekhouding tellen ook mee. Heb je kinderen die naar de kinderopvang gaan, dan is het aantal uren waarvoor je kinderopvangtoeslag kunt krijgen ook afhankelijk van hoeveel uren je werkt. Ook hiervoor kan de belastingdienst achteraf nog om je urenregistratie vragen.
Kilometeradministratie of rittenregistratie
Wanneer je je privé auto ook zakelijk gebruikt, dan kun je die als aftrekpost voor je zakelijke winst opvoeren. Je mag 19 cent per kilometer opgeven. Ook mag je de BTW van het onderhoud en de brandstof aftrekken naar rato van het zakelijke gebruik van je auto. Gebruik je je auto 75% zakelijk, dan mag je 75% van de BTW van het onderhoud en de brandstof aftrekken. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat je een kilometerregistratie bijhoudt in de financiële administratie van je bedrijf.
Wanneer je een zakelijke auto hebt en die ook privé gebruikt, dan krijg je een belastingbijtelling bij je inkomstenbelasting. Wanneer je je zakelijke auto niet privé gebruikt heb je die belastingbijtelling niet. Je hoeft geen bijtelling te betalen wanneer je je zakelijke auto maximaal 500 km per jaar voor privédoeleinden gebruikt. Dit moet je wel kunnen aantonen met een sluitende rittenadministratie.
Het maken van een factuur
Het maken en versturen van je facturen is waarschijnlijk het leukste deel van de financiële administratie van je bedrijf als zzp’er. Deze facturen zorgen ervoor dat je betaald krijgt voor je werk. Maar er zitten nog allerlei regeltjes aan wat er allemaal op je factuur moet staan.
Als jouw klanten ook bedrijven zijn, dan hebben zij jouw factuur weer nodig voor hun administratie. De BTW die ze aan jou moeten betalen kunnen ze aftrekken van hun eigen BTW-afdracht. Daarom heeft de belastingdienst wel wat eisen gesteld waaraan een factuur moet voldoen. Dat is best een aardig lijstje. Zo moeten de naam, het adres, het KvK-nummer en het BTW-nummer van jouw bedrijf erop staan.
Je facturen moeten unieke opeenvolgende nummers hebben. Er moet duidelijk op staan in welk BTW-tarief je dienst of product valt, het bedrag dat in rekening is gebracht moet er exclusief BTW op staan, het BTW-bedrag in euro’s moet erop staan en zo gaat de lijst nog even door. Het is natuurlijk best te doen om zelf een factuur te maken, maar het is nog fijner om een programma te hebben dat het voor je doet.
In veel boekhoudsoftware voor de financiële administratie van je bedrijf zit ook een facturatiemodule. In deze module kun je facturen voor je bedrijf aanmaken die automatisch aan de eisen voldoen. Je maakt zo zonder veel moeite facturen met een professionele uitstraling. In de meeste boekhoudsoftware kun je de facturen wel van je eigen logo voorzien. Met sommige pakketten kun je de factuur meteen digitaal naar je klant sturen en kunnen ze zelfs met Ideal betaald worden.
Boekhoudsoftware voor een bedrijf (zzp’er) vergelijken
Voor een zzp’er is het erg handig om boekhoudsoftware te gebruiken om de financiële administratie van je bedrijf bij te houden. Het is een goede tussenoplossing tussen een dure boekhouder en zelf een Excel-sheet bijhouden.
Goede boekhoudsoftware maakt je administratie overzichtelijk en zorgt ervoor dat je administratie ook aan de wettelijke eisen voldoet. De software moet overzichtelijke rapporten bevatten waaraan je kunt zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. En het boekhoudpakket moet ook rapporten kunnen maken voor de belastingdienst. Als je alles goed hebt bijgehouden staat er keurig voor je klaar hoe je je BTW-aangifte moet invullen. Zo kun je alles goed regelen, zonder dat je je zelf in alle belastingwetgeving hoeft te verdiepen.
Er zijn verschillende aanbieders en iedere aanbieder biedt weer verschillende pakketten aan. Er zijn basispakketten met een minimum aan diensten. Dit zijn goedkope pakketten die over het algemeen zeer geschikt zijn voor beginnende zzp’ers. Zo’n basispakket heeft vaak een maximum aantal facturen dat per jaar aangemaakt kan worden.
Wanneer je onderneming goed loopt en je meer facturen kan schrijven, kan je dit altijd nog uitbreiden. Er zijn ook mogelijkheden om je bankrekening te koppelen aan je pakket, zodat al je af- en bijschrijvingen automatisch ingelezen worden. Dit kost wel extra geld en als je nog niet zo veel zakelijke transacties hebt per maand kun je je afvragen of je dit niet beter met de hand kan doen.
Het mooie is dat je altijd kunt uitbreiden op het moment dat je het nodig krijgt. Bij de keuze van je pakket is het wel verstandig om ook naar de opties te kijken die je mogelijk in de toekomst nodig zult krijgen.
Boekhoudsoftware met webshopkoppeling
Een aantal aanbieders van online boekhoudsoftware bieden in hun pakket ook een webshopkoppeling. Dit maakt de financiële administratie van je webshop echt een stuk gemakkelijker. Heb je dus een webshop, of heb je de intentie om binnenkort een webshop te beginnen, kies dan een boekhoudpakket met webshopkoppeling.
Niet ieder boekhoudpakket kan met iedere webshop gekoppeld worden, dus kijk bij je vergelijking ook even goed naar welk pakket ook echt met jouw webshop gekoppeld kan worden.
App beschikbaar bij boekhoudsoftware
De financiële administratie van je bedrijf zul je meestal gewoon op je pc of laptop doen. Toch zijn er een aantal boekhoudpakketten die ook een app beschikbaar hebben. Het kan handig zijn om je financiële administratie van je bedrijf ook op je telefoon bij te kunnen houden. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor je rittenregistratie.
Het is makkelijker om je kilometers direct na je rit even in je telefoon te zetten, dan wanneer je het later aan de hand van je agenda en de routeplanner allemaal moet achterhalen. Ook kun je zakelijke uitgaven direct nadat je ze gedaan hebt meteen even verwerken. Zo voorkom je dat je aan het eind van de maand je schoenendoos met bonnetjes door zit te ploegen. Het is helemaal handig in combinatie met de volgende functie: scan en herken.
Scan en herken
De grootste rotklus van de financiële administratie van je bedrijf als zzp’er is het overtypen van alle cijfertjes op je bonnen en facturen. Datum, bedrag, BTW, etc. Het is saai werk en een foutje is snel gemaakt.
De ‘scan en herken’ functie neemt je dit werk uit handen. Met deze oplossing worden inkomende facturen automatisch in de boekhouding verwerkt. En het is helemaal handig als je ook de bijbehorende app hebt. Dan hoef je alleen maar een foto van de bon te maken. Je moet uiteraard zelf wel altijd nog even een controle uitvoeren.
Geïntegreerde BTW-aangifte
BTW-aangifte, ook wel omzetbelasting genoemd, is een van de verplichtingen die je ook als zzp’er uit moet voeren. Er zijn een aantal uitzonderingen, maar in principe moeten alle ondernemers met een omzet van meer dan EUR 20.000 per jaar aangifte omzetbelasting doen.
Er zijn online boekhoudpakketten met een koppeling met de belastingdienst. Daarmee kun je de BTW-aangifte met één druk op de knop indienen. Je moet de financiële administratie van je bedrijf natuurlijk wel eerst even up-to-date brengen. Alle inkomsten en uitgaven van de bijbehorende periode, voor zzp’ers meestal een kwartaal, moeten wel zijn verwerkt.
Er is ook boekhoudsoftware die de aangifte niet voor je doet, maar die het je wel gemakkelijk maakt. Er wordt bijvoorbeeld een BTW-rapport voor je gemaakt met precies dezelfde opmaak als het formulier op de website van de belastingdienst, zodat het heel duidelijk is wat je waar moet invullen.
Toegang voor accountant
In veel online boekhoudpakketten kun je ook de financiële administratie van je bedrijf samen doen met een accountant of administratiekantoor. Jij en je account hebben dan allebei toegang. Hoe meer je zelf doet, hoe minder geld je kwijt bent aan een boekhouder. Wellicht voer je alle facturen en bonnetjes zelf in, maar vind je het prettiger als iemand die er meer verstand van heeft de aangifte omzetbelasting voor je doet.
Misschien wil je helemaal zo min mogelijk zelf doen, maar wel altijd inzicht hebben in hoe je ervoor staat. De meeste aanbieders van online boekhoudsoftware kunnen je wel een accountant of administratiekantoor in de buurt aanraden die al bekend is met hun software.
Financiële rapportages
Je kunt als zzp’er natuurlijk globaal het saldo van je bankrekening in de gaten houden om te zien of het goed gaat met je bedrijf, maar je kunt een stuk meer inzicht krijgen door regelmatig financiële rapportages te maken. Goede boekhoudsoftware maakt deze overzichten automatisch wanneer je de financiële administratie van je bedrijf goed bijhoudt.
Met zo’n rapportage kun je wat analyses maken die je zinvolle inzichten kunnen verschaffen. Het maken en beoordelen van financiële rapportages is waarschijnlijk iets dat je niet gewend bent om te doen en ook nooit hebt geleerd. Maar plan er toch periodiek tijd voor in je agenda. Als de cijfers in de financiële rapportages van je boekhoudsoftware echt abacadabra voor je blijven, vraag dan een boekhouder om ze eens uit te leggen of volg een cursus. Dat is een investering die zich zeker zal terugbetalen.
Gratis uitproberen!
Het is best moeilijk om een keuze te maken uit alle verschillende pakketten van boekhoudsoftware voor de financiële administratie van je bedrijf als zzp’er. Als je eenmaal hebt bedacht welke functies je nodig hebt zijn er altijd wel meerdere aanbieders die aan al je eisen voldoen. Zeker als de prijzen in de boekhoudsoftware vergelijker dan ook nog dicht bij elkaar liggen is het moeilijk om een keuze te maken. Gelukkig bieden veel aanbieders de mogelijkheid om hun pakket de eerste maand gratis uit te proberen.
Start gewoon een paar proefabonnementen tegelijk, dan kun je het beste vergelijken welk pakket het beste past bij jou en de financiële administratie van jouw bedrijf. Zet wel meteen even een reminder in je agenda wanneer de proefperiode verloopt, want je wilt na een maand natuurlijk niet blijven zitten met meerdere betaalde online boekhoudpakketten.